TAXIA Kişisel Rıza Formu

2023-114 / Rehber / Ticari Defterler, Defter Tutma Usulleri ve Tasdikleri Hakkında Rehber (2023)

1. GİRİŞ

Ticari defterler Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu açısından çift yönlü bilgi sağlayan en önemli ticari dokümanlardır. Türkiye sınırları içinde (serbest bölgeler, İstanbul Finans Merkezi, yabancı para ile kayıt tutmasına izin verilenler dahil) tüm tacirlerin uyması gereken önemli bir düzenlemedir.

• Her tacir, Ticaret Kanunu’na göre belirtilen ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle, iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları ortaya koymak zorundadır.

• Defterler üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.

• İşletmenin muhasebesi ile ilgili ticari defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur.

2. TTK VE VUK KAPSAMINDA TUTULACAK DEFTERLERE İLİŞKİN BİLGİLER

Ticari defter tutma ve tasdikleri konusunda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca 19.12.2012 Tarih ve 28502 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ, VUK ve TTK hükümlerine göre tutulacak defterlerin açılış / kapanış onayları ile e-defter ve defter beyan sisteminden tutulacak defterler konusundaki bilgiler aşağıda belirtilmiştir.

• Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri tutmakla yükümlüdür.

• Gerçek kişi tacirlerden VUK’a göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, işletme hesabına göre defter tutarlar.

• Şahıs şirketleri ticaret siciline kayıt yaptırdığı takdirde yukarıda sayılan defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defteride

• Anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler, (yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebire ek olarak) pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, limited şirketler ise pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır.

• Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.
• Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

• Ayrıca anonim şirketler ve damga vergisi için sürekli mükellefiyeti olanlar, damga vergisi defteri tutmak zorundadır. Bu defterin tutulmasında, VUK’un kayıt nizamı ve tasdik zamanına ilişkin (215-219-221) maddelerindeki hükümlere uyulacaktır.

• Dernekler Yönetmeliğinin 31’inci maddesi uyarınca; dernekler işletme hesabına göre defter tutarlar. Ancak, kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri bir milyon beş yüz bin (Değişik ibare: RG-21/10/2021-31635) Türk Lirasını aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar. Dernek yönetmeliğindeki parasal hadlerin, her yıl bir önceki yıla ilişkin olarak Vergi Usul Kanunu uyarınca, Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirlenen yeniden değerleme oranında arttırılmak suretiyle uygulanacağı unutulmamalıdır.

• İşletme esasına göre defter tutanlar, serbest meslek erbapları ve gerçek usule tabi çiftçiler, 486 Seri No’lu VUK Genel Tebliğine göre, tutmakla yükümlü oldukları defterlerini GİB web sayfası üzerinden “Defter-Beyan Sisteminde” elektronik ortamda tutarlar.

• Çiftçiler, diledikleri takdirde “Çiftçi İşletme Defteri” yerine, bilanço esasına göre defter tutabilirler.

• Yukarıda sayılanlar dışında ihtiyaç halinde mükellefler, imalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumların hasılat defteri ve ambar defteri de tutabilirler.

2.1 DEFTER TUTMADA BİLANÇO VE İŞLETME ESASLARI ARASINDA GEÇİŞ *

* (544 Sıra No.lu V.U.K Genel Tebliği ile 01/01/2023'dan itibaren)

• VUK Madde 177’ye göre aşağıda yazılı tüccarlar, 1’inci sınıfa dahildirler.
  • (1) Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık alımlarının tutarı 890.000 TL veya satışları tutarı 1.270.000 TL’yi aşanlar
  • (2) Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılatı 440.000 TL’yi aşanlar
  • (3) 1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralı bentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 890.000 TL’yi aşanlar
  • Her türlü ticaret şirketleri
  • Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler
  • İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler.

• İş hacmi bakımından 1’inci sınıfa dahil olan tüccarlar, aşağıdaki şartlara uyduğu taktirde, bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak, 2'nci sınıfa geçebilirler:
  • Bir hesap döneminin iş hacmi 177'nci maddede yazılı hadlerden %20'yi aşan bir nispette düşük olursa
    • (1.) Bentteki Hadler (%20 Düşük):
      • Alım > 712.000 TL
      • Satım > 1.016.000 TL
    • (2.) Bentteki Hadler (%20 Düşük):
      • Gayri Safi İş Hasılatı > 352.000 TL 
    • (3.) Bentteki Hadler (%20 Düşük):
      • İş Hasılatının Beş Katı İle Yıllık Satış Tutarının Top. > 712.000 TL

• VUK md.178’e göre ise aşağıda yazılı tüccarlar, 2’nci sınıfa dahildirler.
  • 177'nci maddede yazılı olanların dışında kalanlar
  • Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler.

• İş hacmi bakımından 2’nci sınıfa dahil olan tüccarlar, aşağıdaki şartlara uyduğu taktirde, bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak, 1'inci sınıfa geçebilirler:
  • Bir hesap döneminin iş hacmi 177'nci maddede yazılı hadlerden %20'yi aşan bir nispette fazla olursa
    • (1.) Bentteki Hadler (%20 Fazla):
      • Alım >  1.068.000 TL
      • Satım > 1.524.000 TL
    • (2.) Bentteki Hadler (%20 Fazla):
      • Gayri Safi İş Hasılatı > 528.000 TL
    • (3.) Bentteki Hadler (%20 Fazla):
      • İş Hasılatının Beş Katı İle Yıllık Satış Tutarının Top. > 1.068.000 TL

3. FİZİKİ ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLERE İLİŞKİN BİLGİLER

3.1. AÇILIŞ ONAYI YAPILACAK DEFTERLER VE ONAY ZAMANI

• Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (31 Aralık) noter tarafından yapılır.
  • Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.
  • Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.
  • Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşunda, ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.

• Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
  • Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

• Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
• Vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde defterlerini onaylatmalıdır.

3.2. KAPANIŞ ONAYI YAPILACAK DEFTERLER VE ONAY ZAMANI

• Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar (30 Haziran) notere ibraz edilmesi zorunludur.
• Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar (31 Ocak) notere ibraz edilmesi zorunludur.
• Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yapılabilir.

3.3. ONAY YENİLEME

• Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.

3.4. FİZİKİ ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLERDE KAYIT DÜZENİ

• Kanun ve Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler “Türkçe” tutulur ve kayıtlarda “Türk para birimi” kullanılır.
• Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.
• Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
• Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.
• Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.
• Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.

4. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLERE İLİŞKİN BİLGİLER

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri ile 17 Aralık 2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 486 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği hükümleri dikkate alınmalıdır.

4.1. E-DEFTER GEÇİŞ ZAMANLARI

Sektör ayrımı olmaksızın brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı);

• 2022 hesap dönemi için 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2023 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2024 tarihinde e-Deftere,
• 2023 hesap dönemi için 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2024 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2025 tarihinde e-Deftere,

Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı);

• 2022 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2023 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2024 tarihinde e-Deftere,
• 2023 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2024 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2025 tarihinde e-Deftere,

İnternet üzerinde satış faaliyetinde bulunanlardan brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı);

• 2022 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2023 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2024 tarihinde e-Deftere,
• 2023 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler 01/07/2024 tarihinde e-Faturaya, 01/01/2025 tarihinde e-Deftere,

geçmek zorundadır.

• Ayrıca 2023 yılında 6102 sayılı TTK’nın 397’nci maddesinin 4’üncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olacak şirketlerin, 01/01/2024 tarihinden itibaren, e-defter tutmaları zorunludur.

4.2. E-DEFTER BAŞVURUSU

E-Defter başvurusu yapmak için tüzel kişilerin “Mali Mühür”, gerçek kişilerin ise “Mali Mühür” ya da “e-İmza” alarak aşağıdaki internet sitesinden başvuru yapmaları gerekmektedir.

• https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/

5. ÖZELLİK ARZ EDEN BÖLGELERDE DEFTER VE KAYIT DÜZENİ

5.1. SERBEST BÖLGEDE FAALİYET GÖSTEREN İŞLETMELERE AİT DEFTERLER

• Serbest bölgelerde faaliyet gösteren mükelleflerin “Vergi Usul Kanununun” defter tutma ve belge düzenine ilişkin hükümlerine uyma zorunlulukları bulunmaktadır.
• Serbest bölgede faaliyet gösteren mükellefler defterlerini VUK ve TTK hükümlerine göre noterde onaylatıp kullanacaklardır.
• Bununla beraber serbest bölgede faaliyet gösteren işletmelerin tutmak zorunda oldukları defterler ve düzenleyecekleri belgelere ilişkin olarak Vergi Usul Kanunu hükümlerine bağımlı olmaksızın düzenleme yapma konusunda Hazine ve Maliye Bakanlığına yetki verilmiştir.
• Bu düzenlemelere ilaveten, 3218 sayılı Kanunun 6’ncı maddesinin verdiği yetkiye dayanılarak, serbest bölgede faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerden isteyenlerin, defter kayıtlarını Türk para birimi dışında (Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasınca, kuru günlük olarak belirlenen) herhangi bir yabancı para birimi ile yapabilmeleri Bakanlıkça uygun bulunmuştur.

5.2. İSTANBUL FİNANS MERKEZİ’NDE FAALİYET GÖSTEREN İŞLETMELERE AİT DEFTERLER

• İstanbul Finans Merkezi’nde faaliyet gösteren işletmelerin tutmak zorunda oldukları defterler ve düzenleyecekleri belgelerin yabancı para birimiyle tutulabilmesi ve düzenlenebilmesine ilişkin olarak Vergi Usul Kanunu hükümlerine bağlı olmaksızın düzenleme yapma konusunda Hazine ve Maliye Bakanlığına yetki verilmiştir.
• İstanbul Finans Merkezi Kanunu ile Serbest Bölgeler Kanunu arasında birçok açıdan benzerlik olsa da ilgili konuyla alakalı Cumhurbaşkanı tarafından çıkarılan “İstanbul Finans Merkezi Yönetmeliğinde” önemli bilgilere yer verilmemiştir.

6. DEFTERLERE İLİŞKİN DİĞER HUSUSLAR

6.1. YABANCI DİL VE YABANCI PARA CİNSİNDEN DEFTER TUTABİLME ŞARTLARI

• VUK’a göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir.
• Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.
• İlgili dönem defter tasdik tarihi itibarıyla ödenmiş sermayesi (yurt dışında kurulan şirketlerin Türkiye'ye ayrılan ödenmiş sermayesi) en az 100 milyon ABD Doları ya da muadili yabancı para karşılığı Türk Lirası ve sermayesinin en az %40'ı ikametgâhı, kanunî ve iş merkezi Türkiye'de bulunmayan kişilere ait olan işletmelere, kayıtlarını Türk para birimi dışında başka bir para birimiyle tutmalarına Cumhurbaşkanınca izin verilebilir.
• Bu şartların ihlâl edildiği hesap dönemini izleyen hesap döneminden itibaren Türk para birimine göre kayıt tutma zorunluluğu başlar.

6.2. DEFTERLERİ SAKLAMA ZORUNLULUĞU

• İlgili defterler ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklanmak zorundadır.
• Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.
• Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
• İlgili defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün (TBMM’de kabul edilen 7417 No’lu Torba Kanun’la bu süre 30 gün olarak düzenlenmiştir) içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir.

Bu Rehberde geçen herhangi bir konuyla ilgili sorularınız için danışmanlarımıza ulaşabilirsiniz.

Saygılarımızla

Tax & International Advisory | Taxia & Taxademy