5253 Sayılı Dernekler Kanununa Göre Derneklerin Tutması Gereken Defterler
- Giriş
Dernek; kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi gerçek veya tüzel kişinin, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarını ifade etmektedir.
2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının 33 üncü maddesine göre, herkes, önceden izin almaksızın dernek kurma ve bunlara üye olma ya da üyelikten çıkma hürriyetine sahiptir. Hiç kimse bir derneğe üye olmaya ve dernekte üye kalmaya zorlanamaz. Derneklerle ilgili temel düzenlemeleri içeren 04.11.2004 tarih ve 5253 sayılı Dernekler Kanunu[1] TBMM’ de kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.[2]
Toplumsal yaşamın ayrılmaz bir parçası halini alan derneklerin sayısı bugün itibariyle 122.140’dır. Fesih dernek sayısı 193.260, toplam dernek sayısı ise 315.400’dür.[3] Bu derneklerden 24.839 tanesi İstanbul’da, 10.802 tanesi Ankara’da ve 6.305 tanesi de İzmir’dedir.[4]
Yazımızda derneklerin ve derneklere ait iktisadi işletmelerin tutması gereken defterlerle ilgili temel düzenlemeler yer almaktadır.
- Dernekler Tarafından Tutulması Gereken Defterler, Kayıt Esasları Ve Defterlerin Tasdiki
5253 sayılı Kanunun 37 nci maddesine göre, bu Kanunun ilgili maddelerinde düzenlenmesi öngörülen yönetmelikler İçişleri Bakanlığınca, kulüp adını alan derneklerle ilgili yönetmelik ise Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün bağlı olduğu Bakanlıkça en geç altı ay içinde Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulacaktır. Diğer taraftan bu yönetmelikler çıkarılıncaya kadar mevcut yönetmeliklerin bu Kanuna aykırı olmayan hükümlerinin uygulanmasına devam olunur.
Dernekler ile kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve Dernekler Yönetmeliği kapsamına giren vakıfların tabi olacakları usul ve esasları düzenleyen Dernekler Yönetmeliği[5] (Yönetmelik diye anılacaktır.) 31.03.2005
tarih ve 25772 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.[6]
III.1. Defter Tutma Usulleri
- Derneklerce tutulması zorunlu olan defterlerin dernekler biriminden veya noterden onaylı olması zorunludur.
- Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.
- Derneklerde hesap dönemi bir takvim yılıdır. Hesap dönemi 1 Ocakta başlar ve 31 Aralıkta sona erer. Yeni kurulan derneklerde hesap dönemi kuruluş tarihinde başlar ve 31 Aralıkta sona erer.
- Yönetmeliğin geçici 3 üncü maddesine göre halen kullanılmakta olan kütük defterlerinin mevcudu bitinceye kadar kullanılmasına devam olunur.
Dernekler defter tutma usulleri açısından ikiye ayrılır:
1- Bilanço Esasına Göre Defter Tutması Gereken Dernekler
Yönetmeliğin 31 inci maddesine göre dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, yıllık brüt gelirleri 2005 yılı için 500 Bin YTL’yi aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar. Bu Yönetmelikte belirtilen parasal hadler, her yıl bir önceki yıla ilişkin olarak Vergi Usul Kanunu uyarınca Maliye Bakanlığınca belirlenen yeniden değerleme oranında arttırılmak suretiyle uygulanır. Ancak, güncellemede bir YTL’nin altındaki tutarlar dikkate alınmaz.[7]
İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, bu hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler.
Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler.
Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmeleri için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutarlar.
2- İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutması Gereken Dernekler
Yukarıda belirtilen haddi aşmayan dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Dernekler, belli durumlar haricinde işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Dernek yönetim kurulu derneğin bilanço esasına göre defter tutmasını kararlaştırabilir.
Iii.2. İşletme Hesabi Esasina Göre Tutulmasi Gereken Defterler
İşletme hesabı esasında tutulacak defterler aşağıdaki gibidir:
1) Karar Defteri
Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2) Üye Kayıt Defteri
Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3) Evrak Kayıt Defteri
Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
4) Demirbaş Defteri
Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.
5) İşletme Hesabı Defteri:
Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
6) Alındı Belgesi Kayıt Defteri
Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
Iii.3. Bilanço Esasına Göre Tutulması Gereken Defterler
Bilanço esasında tutulacak defterler aşağıdaki gibidir:
1) Yevmiye Defteri
Bu defterin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 183 üncü maddesine göre yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Dernekler diledikleri takdirde yevmiye defterini müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler.
2) Büyük Defter (Defter-i Kebir)
Vergi Usul Kanununun 184 üncü maddesine göre defterikebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
3) Envanter Defteri
Vergi Usul Kanununun 185 inci maddesine göre envanter defterine işe başlama tarihinde ve müteakiben her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur ve bu tarihe “bilanço günü” denir. Envanter defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur.
4) Karar Defteri
Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
5) Üye Kayıt Defteri
Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
6) Evrak Kayıt Defteri
Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
7) Alındı Belgesi Kayıt Defteri
Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
III.4. Kayıt Usulü
Yönetmeliğin 33 üncü maddesine göre tutulması zorunlu olan defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur. Defterler mürekkepli kalemle yazılır. Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir.
Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.
Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez.
Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
Derneklere ait belgeler, kaydedildikleri defterdeki kayıt sırasına uygun olarak numaralandırılır ve dosyalanarak saklanır.
III.5. Kayıt Zamanı
İşlemler, defterlere günlük olarak kaydedilir. Ancak, gelir ve gider kayıtları;
- a) İşlemlerin, işin hacmine ve gereklerine uygun olarak muhasebe düzeni ve güvenliğini bozmayacak bir süre içinde kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtlar on günden fazla geciktirilmez.
- b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak tutan derneklerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, işlemlerin esas defterlere 45 (kırkbeş) günden daha geç intikal ettirilmesine imkan vermez. Dernek defterlerinin denetim amacıyla istenmesi halinde, 45 günlük sürenin dolması beklenmeden kayıtların işlenmesi zorunludur.
III.6. Defterlerin Tasdiki
Bu Yönetmelikte yazılı defterleri kullanacak dernekler, bunları kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirirler. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.
Derneğin adı, kütük numarası, yerleşim yeri, defterin türü, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi, tasdik numarası, tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzasını içeren tasdik şerhleri defterin ilk sayfasına yazılır veya Tasdik Şerhi Formu doldurulup defterin ilk sayfasına yapıştırılarak köşeleri tasdiki yapan makam tarafından mühürlenir. Defterin son sayfası, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi ve numarası belirtilerek tasdik makamı tarafından mühürlenir ve imzalanır.
Defterlerin her sayfası sıra numarasıyla teselsül edip etmediği kontrol edilerek mühürlenir.
İl dernekler müdürlüğü, tasdikini yaptığı defterleri Tasdik Defterine kaydeder. Bu defter kullanılmaya başlanılmadan önce, sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker il dernekler müdürlüğünün mührü ile mühürlenir ve son sayfasına kaç sayfadan ibaret olduğu ile onay tarihi belirtilerek, il dernekler müdürü tarafından imzalanır. Bu defter, ayrıca bilgisayar ortamında da tutulur.
IV. Dönem Sonu Tabloları
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernekler yıl sonlarında (31 Aralık) ekte yer alan İşletme hesabı tablosu düzenlerler. İşletme hesabı tablosunun sol tarafına giderler, mevcutlar, alacaklar ve önceki dönemden devreden borçlar, sağ tarafına ise; gelirler, borçlar ve önceki dönemden devreden gelirler kaydedilir.
Gider kalemleri, genel giderler, personel giderleri, derneğin amacına yönelik giderler ve diğer giderlerdir. Gelir kalemleri ise, üye ödentileri, finansal gelirler, iktisadi işletme gelirleri, bağış ve yardımlar, devlet katkıları ile diğer gelirlerdir.
Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin yıl sonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosunu düzenlemeleri yeterlidir.
- Gelir Ve Gider Belgeleri
Dernek gelirleri alındı belgesi ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.
Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak dernekler, Gelir Vergisi Kanununun 94 üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için Gider Makbuzu düzenlerler.
Dernekler tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Yardım Teslim Belgesi ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneklere yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise Ayni Bağış Alındı Belgesi ile kabul edilir.
Bu belgeler; Yönetmelikte gösterilen biçim ve ebatta, müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu elli asıl ve elli koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılacak form veya sürekli form şeklinde, dernekler tarafından bastırılır. Form veya sürekli form şeklinde bastırılacak belgelerin, belirtilen nitelikte olması zorunludur.
Saygılarımızla,
Şaban Küçük
[1] Kanun 23.11.2004 tarih ve 25649 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yayımı tarihinde yürürlüğe girmiştir.
[2] Yeni Dernekler Kanunu ilk olarak 17.07.2004 tarih ve 5231 Kanun numarası ile TBMM’ de kabul edilmiş, fakat Cumhurbaşkanı tarafından 10 ve 21 inci maddelerinin Türkiye Büyük Millet Meclisinde bir kez daha görüşülmesi için, Anayasanın değişik 89 ve 104 üncü maddeleri uyarınca TBMM’ ye geri gönderilmiştir.
[3] http://www.dernekler.gov.tr/DERNEKLER.HTM
[4] http://www.dernekler.gov.tr/ILLER.HTM
[5] 05.04.2003 tarih ve 25070 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Derneklerin Tutacakları Defter, Muhasebe Kayıtlarıyla İlgili Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
[6] Yönetmeliğin 105 inci maddesine göre, Yönetmeliğin 96 ncı maddesi 01.01.2006’da, diğer maddeleri ise yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
[7] Yeniden değerleme oranı, yeniden değerleme yapılacak yılın Ekim ayında (Ekim ayı dahil) bir önceki yılın aynı dönemine göre Devlet İstatistik Enstitüsünün Toptan Eşya Fiyatları Genel Endeksinde meydana gelen ortalama fiyat artış oranıdır. Bu oran Maliye Bakanlığınca Resmî Gazete ile ilân edilir.
